Weihnachtskarten an Kunden schicken in Zeiten der DSGVO – darf man das noch?

Das In-Kraft-Treten der Datenschutzgrundverordnung im Mai 2018 hat weitreichende neue Anforderungen eingeführt – auch für Übersetzer. Sogar der Versand von Weihnachtskarten an Kunden kommt nicht ungeschoren davon. Darf man das überhaupt noch? Ein paar Überlegungen.

Für mich als juristische Übersetzerin war die Datenschutzgrundverordnung DAS Thema für das Jahr 2018. Nicht nur musste ich mich vertraut machen mit der einschlägigen Terminologie, um die vielen neuen Datenschutzhinweise für Kunden zu übersetzen. Als Unternehmerin musste ich auch sicherstellen, dass meine eigene geschäftliche Tätigkeit den neuen Regelungen entspricht.

Etwas Klartext gleich zu Beginn: neben den vielen sinnvollen Regelungen zum Umgang mit persönlichen Daten, wurde die eine oder andere Absurdität aufgeworfen. Auf einmal muss man ernsthaft darüber nachdenken, ob der Versand der alljährlichen Weihnachtskarten an Kunden der ausdrücklichen Einwilligung des Empfängers bedarf. Es erfordert ja die Verarbeitung von den persönlichen Daten des Kunden.

Das ist doch ein Witz…oder?

Der normale Menschenverstand sagt zu mir zwar: das ist juristischer Irrsinn. Doch als ausgebildete Juristin und Geschäftsfrau möchte ich wissen, dass sämtliche Facetten meines Geschäfts im Einklang mit dem geltenden Recht sind. Zeit, die datenschutzrechtlichen Aspekte eines postalischen Weihnachtsgrußes unter die Lupe zu nehmen.

Der Versand von Weihnachtskarten bedeutet die Verarbeitung der persönlichen Daten des Kunden im Sinne von der DSGVO. Artikel 6 der DSGVO listet die Möglichkeiten auf, wie persönliche Daten rechtmäßig verarbeitet werden können. Im Hinblick auf Weihnachtskarten kommen die folgenden Bestimmungen in Betracht (Hinweis: Analyse stark vereinfacht):

  • Artikel 6 Absatz 1 lit. a: der Kunde gibt seine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung seiner persönlichen Daten zu diesem Zweck. Das ist wohl der sicherste Weg, um datenschutzkonform vorzugehen. Gleichzeitig ist es der sicherste Weg, Ihre Kunden ausgerechnet in der stressigen Vorweihnachtszeit zu nerven und Ihre eigene Verwaltungsaufwand in die Höhe zu jagen. Schließlich geht es bei einer Einwilligung um eine „freiwillig, für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung durch die be­troffene Person in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.“ Gar nicht so einfach. Gibt es aber eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, kann man von einer Einwilligung absehen. Klingt gut! Welche gibt es?
  • Artikel 6 Absatz 1 lit. f: die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen (das wäre ich!) erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Pfui, OK: ein Schritt nach den anderen. Zuerst müsste ich an der Sendung der Weihnachtskarte (und somit an der Verarbeitung der persönlichen Daten des Kunden) ein berechtigtes Interesse haben. Das Ergebnis meiner Recherche: ich darf von einem berechtigten Interesse ausgehen, wenn es sich bei den Empfängern der Karten um Bestandskunden handelt oder um andere Geschäftskontakte, die vernünftigerweise damit rechnen können, dass eine Verarbeitung für diesen Zweck erfolgen wird. Also, wenn ich Weihnachtskarten an Kunden schicke, von denen ich in den letzten 12 Monaten mindestens einen Auftrag bekommen habe, sollte ich unter den Schutzschirm des berechtigten Interesses kommen. Auf überwiegende Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten des Kunden, die mein berechtigtes Interesse hier übertrumpfen könnten, bin ich bislang nicht gekommen. Sollte wider Erwarten ein Kunde beleidigt sein von meinem Weihnachtsgruß und sein Widerspruchsrecht geltend machen, streiche ich ihn von der Liste für nächstes Jahr.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen schöne, datenschutzkonforme Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

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